نرم افزار مکاتبات داخلی ( اداری )

نرم افزار مکاتبات داخلی ( مکاتبات اداری )
تحت وب ( Web Application )


مقدمه :

امروزه يكي از مهمترين اهداف ادارات ، سازمانها و شرکتها ، مكانيزه كردن فعاليتهاي جاري خود به منظور بهره وري بيشتر و بهتر از پتانسيل هاي موجود مي باشد و در اكثر مواقع گردش نامه ها و حفظ سوابق از مهمترين امور جاري بوده و همواره هزينه انساني و مالي زيادي را بر سازمانها تحميل مي نمايد .

از این رو یکی از مناسبترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها و سرعت بخشیدن به امور جاری استفاده از سیستم های مکانیزه و اتوماسیون اداری می باشد ، که هدف در آن حذف کاغذ از مکاتبات داخلی ( اداری ) و Paperless نمودن کارها می باشد .

اجرای چنین سیستمی در شرکتها و سازمانها بسیار سریع بوده و در کوتاه ترین زمان ممکنه نتایج مثبت خود را نمایان می نماید.

از جمله مزایای چنین سیستم هایی می توان به موارد زیر اشاره نمود :

- كنترل بهتر بر كار ها

- برقراری ارتباط سریع میان واحدها و پستهای سازمانی و سهولت تبادل اطلاعات میان آنها

- جستجو و ردیابی سریع مکاتبات و كاهش فاصله‌هاي فيزيكي

- دسترسی سریع وآسان به اسناد و مکاتبات گذشته ( آرشیو )

- اعمال مدیریت بر گردش مکاتبات جهت سازماندهی به ارتباطات درون وبرون سازمانی

- كم شدن فعاليت‌هاي غير مولد مانند بايگاني و نگهداري سوابق و افزايش رضايت شغلي كاركنان به دليل افزايش اثربخشي



با توجه به موارد فوق این شرکت اقدام به تهیه و اجرایی نمودن سیستم اتوماسیون مکاتبات داخلی ( اداری ) نموده است که از جمله امکانات و مزایای سیستم به موارد زیر می توان اشاره نمود :

* تایپ نامه با امکانات کامل

* امکان پیوست فایل به نامه

* استفاده از الگوهای از پیش تعریف شده برای نامه ها

* قابلیت منحصر به فرد ارسال و ثبت یک یا چندین تصویر Scan شده توسط انواع Scanner در محیط برنامه تحت وب ( تبدیل نامه های وارده شده به شرکت یا سازمان از حالت کاغذی به صورت الکترونیکی )

* امکان ارسال یک نامه به یک یا چند نفر

* امکان رهگیری نامه ارسال شده و اعلام خوانده شدن نامه توسط گیرنده

* آرشیو کلیه نامه های ارسالی و دریافتی

* امکان ایجاد چندین پوشه و زیر پوشه بدون محدودیت جهت دسته بندی نامه های ارسالی و دریافتی توسط هر کاربر بصورت اختصاصی

* امکان حذف و بازیابی نامه های ارسالی و دریافتی

* سیستم اعلام تعداد نامه های جدید رسیده برای کاربران Online به محض ارسال

* امکان ثبت پاراف توسط گیرنده نامه و ارجاع نامه به شخص دیگر

* قابليت نگهداري اطلاعات در حجم وسيع .

* رابط كاربر فارسي و تحت وب .

* طراحی نرم افزار تحت شبکه و قابليت اتصال از راه دور كاربران براي انجام كارهاي روزمره بصورت Online و استفاده از سيستم نرم افزاري بصورت گسترده و غير متمركز تنها با وجود شبكه كامپيوتري ( LAN ) و اینترنت

* قابليت تعريف سطوح امنيتي .

* قابلیت دسترسی به نرم افزار از طریق شبکه بدون محدودیت در تعداد کاربران .

* قابلیت کپی برداری از اسناد و نگهداری در محلی دیگر .

* ایمن سازی اسناد با تعریف کاربران سیستم.

* قابليت اجرا بر روي تمام ويرايشهاي ويندوز

* قابليت اجرا بر روي سخت افزار هاي مختلف

* گزارشات مدیریتی ( کارکرد کاربران ، تعداد ، تاریخ ، ساعت ارسال نامه ها و ... )

* امکان ایجاد محیط یکپارچه با دیگر سیستم های این شرکت ( آرشیو اسناد و مدارک ، دفترچه تلفن و ..