اصول و روش بایگانی - تهران

اصول و روش هاي بایگانی
چرخة حيات اسناد:
-1 مرحلة ايجاد: در اين مرحله، هدف مهار و كاهش توليد سوابق است. اهم تمهيدات و اقداماتي كه در اين مرحله براي رسيدن به
هدف راهگشا مي باشد، عبارتند از:
- جلوگيري از تكثير بي رويه و بي دليل سوابق ونظارت بر ان ؛
- نظارت بر دريافت سوابق؛
- به كار گيري روشهاي استاندارد و متحدالشكل در فرايند مكاتبات؛
- استانداردسازي فرمها؛
- استاندارد سازي نوع كاغذ و پوشه.
-2 مرحلة به كار گيري و استفاده:در اين مرحله، هدف، دسترسي اسان به اطلاعات و همچنين تدوين اصول و روشهاي تشكيل
پرونده، راكد سازي و تهية تجهيزات مناسب و ضروري مي باشد.
-3 مرحلة تعيين تكليف: نتيجة ارزشيابي اسناد، انتقال اسناد به ارشيو ملي و امحاي اوراق مي باشد كه در اين مرحله انجام مي
گيرد.
وظايف مديريت اسناد، در اين مرحله عبارت است از :
- ايجاد واحد بایگانی راكد و تدوين مقررات ان؛
- ايجاد نظام راكد سازي سوابق و پروند ه ها ؛
- تنظيم دستورالعملهاي اجرائي براي مديران قسمتهاي مختلف دستگاه، جهت انتقال پرونده هاي راكد ذيربط ؛
- ارزشيابي اوليه و تعيين ارزشهاي اداري و استنادي سوابق (اسناد و اوراق) ؛
- هماهنگي با ارشيو ملي ، جهت ارزشيابي ثانوية سوابق و انتقال اسناد به ارشيو ملي؛
- تعيين مدت زمان نگهداري اوراق و پرونده ها در دستگاه ؛
- اخذ مجوز امحا از شوراي ارشيوي؛
- اجراي مصوبات شوراي ارشيوي، در خصوص انتقال اسناد يا امحاي اوراق.
چنانچه مشاهده مي شود، در اين مرحله، نقش ارزشيابي كاملا مشهود مي باشد و در واقع بازخورد تلاشهاي مديران اسناد، پس از
ارزشيابي روشن مي گردد. اما بايد توجه داشت كه در نظام صحيح و كار امد، ارزشيابي، از نخستين مرحلة ايجاد سابقه نقش خود را
ايفا مي نمايد؛ به طوري كه تعيين تعداد نسخ مورد نياز، نظارت بر توليد و استاندارد سازي اطلاعات، بدون فرايند ارزشيابي امكان
پذير نخواهد بود. علاوه بر ان، طراحي نظام بایگانی بدون در نظر گرفتن مدت زمان نگهداري سوابق، قطعا مشكلات متعددي براي
مديريت اسناد در پي خواهد داشت. بنابراين، جايگاه ارزشيابي از نظر اجرائي و تشكيلاتي، به طور اشكار در مرحلة سوم و پنهان از
مرحلة ايجاد اسناد و سوابق مي باشد.
طبقه بندي از نظر بایگانی:
يكي از اساسيترين مراحل بایگانی، طبقه بندي اسناد ميباشد؛ طبقه بندي از نظر بایگانی عبارت است از تقسيم بندي اسناد به
دسته هايي كه حداقل ميان انها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد.
شركت اوژن سيستم جهان خصوصيات يك بایگانی منطقي و صحيح راچنين معرفي ميكند
:
اطمينان: طبقه بندي اسناد بايد طوري پي ريزي شود كه محل دقيق سند مشخص گردد.
سرعت: طبقه بندي بايد موجبات دست يافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.
سهولت: نحوه ي طبقه بندي بايد به سهولت قابل فهم بوده و اجراي ان امكانپذير باشد.
قابليت انعطاف: طبقه بندي بايد طوري طرح ريزي شده باشد كه با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد.
منطقي ترين نوع طبقه بندي مربوط به بایگانی :
1. طبقه بندي بر مبناي شاخص هايي بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافيايي
2. طبقه بندي بر اساس موضوع و مفاد نامه
3. طبقه بندي بر اساس تاريخ
اصول بایگانی:
1.اصل اسان بودن:
به موجب اين اصل سيستم بایگانی و نحوه تنظيم مدارك و پرونده ها بايستي اسان و قابل درك بوده و با صرف اندكي وقت
مفهوم گردد .
2.اصل قابليت اجرا:
براساس اين اصل سيستم مورد استفاده بايستي با توجه به نوع و ماهيت كار و امكانات در دسترس و در عمل قابل پياده شدن
باشد .
3.اصل قابليت انعطاف:
به موجب اين اصل سيستم بایگانی بايد قابليت تطابق با تغييرات و تحولات را داشته باشد و در اين زمينه نيز پيش بيني لازم را
انجام داده باشد .
4.اصل دقت و سرعت:
سيستم بایگانی و روش هاي مورد عمل بايستي به نحوي باشند كه در عين دقت و صحت ، امكان تسريع در عمل را نيز ميسر
سازند .
5.اصل افراد با صلاحيت:
كاركنان بایگانی بايستي داراي شرايط لازم براي احراز اين شغل بوده و مهارت و تجربه كافي را در اين زمينه داشته باشند .
6.اصل نظم اصولي و منطقي:
در تشكيل پرونده ها و تنظيم مطالب انها ، بايستي از يك نظام اصولي و منطقي پيروي شود .در اين رابطه رعايت نكات زير
توصيه مي شود :
الف- وجود ارتباط منطقي بين عنوان پرونده و موضوع نامه هاي مندرج در ان
ب- رعايت تقدم و تأخر در شماره و تاريخ نامه ها
ج- حفظ يك نسخه از هر نامه و حذف نسخه هاي اضافي
د- رعايت حد متعادل براي قطر هر پرونده
روشهاي تنظيم پرونده هاي بایگانی:
تعريف تنظيم در بایگانی : نحوة چيدمان و قرار دادن پرونده ها